La gestione dei turni di lavoro e dei profili orari è una delle attività più complesse per gli uffici del personale. Nei sistemi tradizionali di rilevazione presenze, pianificare correttamente orari, rotazioni e coperture richiede tempo, attenzione e un notevole impegno operativo.

La complessità aumenta ulteriormente quando l’organizzazione prevede più turni — mattino, pomeriggio, notte — e quando i lavoratori possono essere spostati da un turno all’altro in base alle esigenze produttive, alle disponibilità personali o alle decisioni del caporeparto.

In questi contesti, il caporeparto si trova a dover bilanciare continuamente la copertura delle postazioni con le esigenze dei collaboratori. Inserire tutte queste variazioni in modo puntuale all’interno del software di rilevazione presenze diventa spesso impraticabile, soprattutto quando entrano in gioco gli imprevisti.

Il problema degli imprevisti

Assenze improvvise, malattie comunicate all’ultimo momento o variazioni decise a posteriori sono situazioni frequenti. Nella pratica, il caporeparto risolve chiamando altre risorse disponibili per garantire la continuità operativa.

Tuttavia, comunicare tempestivamente tutte queste modifiche al sistema di rilevazione presenze comporta ulteriore lavoro, aumentando il rischio di anomalie che vengono corrette solo successivamente, con perdita di tempo e aumento dei costi amministrativi.

La soluzione: turni intelligenti gestiti dal software

Per risolvere queste criticità, Evotre srl ha sviluppato una logica avanzata integrata nei sistemi PresentWeb e Gestione Presenze Facile.

Il funzionamento è semplice:
il caporeparto o l’Ufficio Personale assegnano una sola volta a ciascun lavoratore l’elenco dei turni e dei profili orari che può svolgere. Non è necessario indicare in anticipo quando verrà eseguito ciascun turno.

Sarà il software, analizzando le timbrature reali giorno per giorno, a individuare automaticamente il turno effettivamente svolto, scegliendolo tra quelli consentiti. Il comportamento del sistema replica quello di un operatore umano esperto, ma con continuità e precisione costanti.

Una volta individuato il turno corretto, il motore di calcolo procede in automatico con:

• calcolo delle ore ordinarie

• eventuali straordinari

• applicazione delle regole contrattuali

Meno pianificazione, più efficienza

Questo approccio delega al software l’attribuzione quotidiana dei profili orari e dei turni, eliminando la necessità di una pianificazione preventiva dettagliata e della sua continua manutenzione.

Il risultato è un notevole risparmio di tempo per capi reparto e uffici HR, una drastica riduzione degli errori e una precisione dei risultati estremamente elevata, paragonabile a quella di un addetto specializzato.

Questa logica avanzata è parte integrante del motore di calcolo di PresentWeb e Gestione Presenze Facile, soluzioni sviluppate e prodotte direttamente da Evotre srl.

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