Cosa è un sistema di rilevazione delle presenze e a cosa serve?

In questo articolo cerchiamo di spiegare in parole comprensibili anche per chi non è un tecnico, in cosa consiste un sistema elettronico di rilevazione delle presenze, e a chi risulta utile.
Un confronto con i sistemi del passato aiuta a comprendere il funzionamento.

• Come si faceva in passato a rilevare le presenze dei lavoratori ?

Con orologi elettromeccanici in cui si inseriva e si timbrava un cartoncino, su cui venivano stampigliati gli orari di entrata e uscita.
Alcuni forse ricordano le file di persone che prelevavano il cartellino da uno schedario, lo inserivano nell’orologio, ottenevano un trillo di conferma, e riponevano il cartellino in un secondo schedario.
Un responsabile del personale, dando una occhiata agli schedari, vedeva i presenti e gli assenti, a seconda dei cartellini posizionati nei due schedari.
A fine mese, tutti i cartellini venivano ritirati, e nell’Ufficio del Personale si facevano i conti delle ore lavorate, a partire dagli orari di entrata e uscita stampigliati, e quindi predisposte le paghe.
Altri tempi, ma i concetti sono rimasti gli stessi !

• Come funziona oggi un sistema di presenze ?

Gli orologi timbracartellino sono sostituiti da terminali elettronici, e al posto del cartellino in cartone si usa un badge elettronico personale.
In futuro come badge potrà essere usato anche il telefonino con una APP.
Tuttavia il concetto di base resta immutato: al momento dell’ingresso e dell’uscita al lavoro, ogni persona dichiara il proprio transito in entrata e in uscita.
Il conteggio delle ore lavorate viene automaticamente svolto da un software apposito, e giorno per giorno il lavoratore può consultare la propria posizione collegandosi ad un sito web aziendale riservato ai dipendenti.
Tramite il sito web si possono anche presentare richieste di ferie, permessi, ecc. e l’Ufficio Personale può autorizzarle, sempre per via telematica.
A fine mese, i conteggi delle ore lavorate vengono automaticamente trasferiti al consulente che elabora le paghe e/o ad un software specializzato di paghe, per l’emissione dei cedolini e delle retribuzioni.
Il software permette inoltre ai dirigenti e al Responsabile della Sicurezza (RSPP) di sapere i presenti e gli assenti, ed in caso di emergenza reale o simulata, di ottenere un appello elettronico in tempo reale.

• A chi risulta utile un sistema elettronico di gestione delle presenze ?

A tutte le Aziende, pubbliche e private, ed a tutte le realtà lavorative ove le persone prestano la propria opera, e vengono retribuite per essa. Quindi una platea molto vasta.

• Quali sono i principali vantaggi nell’introdurre un sistema di rilevazione presenze ?

Per il datore di lavoro:
– Semplificazione dei calcoli e degli adempimenti normativi
– Maggiore precisione nel controllo dei costi del personale, controllo degli straordinari e delle assenze
– Miglioramento della sicurezza
Per il lavoratore:
– Conoscenza accurata e sempre aggiornata della propria posizione lavorativa
– Maggiore flessibilità gestibile nell’orario di lavoro
– Possibilità di presentare richieste senza doversi spostare fisicamente

Siamo specialisti di questi sistemi da molti anni, e li produciamo direttamente.

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