Come risolvere le gli imprevisti delegando al software l’organizzazione intelligente dei profili orari ed i turni di lavoro?

La pianificazione dei turni o profili orari è un lavoro complesso ed oneroso per gli uffici del personale, che con i sistemi di rilevazione delle presenze di tipo tradizionale comporterebbe costi e tempi notevoli per essere gestito.

La cosa si complica ulteriormente quando il lavoro è articolato su più turni (ad esempio mattino e/o pomeriggio e/o notte), e i lavoratori sono intercambiabili a discrezione del caporeparto, o per accordi interni ed eventuali aggiustamenti che intercorrono tra capireparto e sottoposti.

In questi casi, il caporeparto può spostare le risorse che ha disponibili cercando di mediare le esigenze lavorative di copertura delle posizioni necessarie, con le esigenze e le disponibilità personali dei sottoposti, che vengono assegnati ai vari turni orari.

Inserire queste pianificazioni dei turni di lavoro nei sistemi software di rilevazione delle presenze comporterebbe un notevole impegno da parte dei capireparto e/o degli uffici del personale.

A tutto questo si aggiungono infine anche gli imprevisti che possono capitare, come ad esempio una assenza per malattia, o per altra causa imprevedibile, segnalata con poco anticipo o addirittura segnalata a posteriori.

Cosa fa il caporeparto in tutti questi casi ?

Chiama altre risorse disponibili per coprire la posizione scoperta al meglio possibile.

Tutte queste casistiche, se devono essere comunicate al sistema di rilevazione delle presenze in tempo utile, aggravano ulteriormente l’impegno, e spesso sfociano in anomalie che possono essere risolte solo a posteriori, con aggravi di tempi e costi per tutti gli addetti.

Abbiamo studiato e realizzato una soluzione perfetta a tutti questi problemi, nella rilevazione delle presenze PresentWeb e in Gestione Presenze Facile, e ci risulta che siamo gli unici a farlo nel nostro settore.

Vediamo in dettaglio come funziona.

Il caporeparto, o Ufficio Personale, devono solamente assegnare ‘una tantum’ alla persona che è disponibile e/o abilitata a lavorare su differenti turni e giorni la lista degli orari possibili, senza dover dichiarare a priori quando li eseguirà.
Nella pratica, andrà soltanto compilata una tabellina come quella nell’immagine di esempio, e nulla più.

Il software di elaborazione, in base al comportamento reale della persona, e alle timbrature reali effettuate giorno per giorno, determinerà in modo intelligente il turno eseguito, scelto tra quelli possibili elencati nella tabellina, esattamente come farebbe un controllore umano, e poi in base alla scelta svilupperà i calcoli orari, determinando automaticamente tutti i risultati (ore ordinarie ed eventuali straordinari, ecc.)

In altre parole, questo metodo delega al software di calcolo intelligente l’onere di attribuire i profili e turni orari ogni giorno, e poi di eseguire i relativi calcoli, liberando gli addetti dal compito gravoso di pianificazione e di manutenzione.

Il risultato finale è un formidabile risparmio di tempi e costi per i capireparto e per gli uffici del personale, con una esattezza dei risultati prossima al 100%, come se fosse curata da un addetto specializzato.

Questo software sofisticato è incluso nel motore di calcolo di PresentWeb e di Gestione Presenze Facile.

Siamo specialisti di questi sistemi da molti anni, e li produciamo direttamente.

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