Negli ultimi anni, anche gli studi professionali di piccole dimensioni si sono trovati a ripensare il modo in cui gestiscono le presenze. Lo smart working, anche solo per uno o due giorni alla settimana, ha reso evidente che il classico marcatempo “da muro” non è più sufficiente da solo. Allo stesso tempo, però, affidarsi esclusivamente a soluzioni digitali rischia di creare confusione o di perdere il controllo.

La domanda che molti studi di commercialisti e revisori contabili si pongono è semplice e molto concreta: esiste un sistema di rilevazione presenze che funzioni bene in studio con i badge, ma che permetta anche di timbrare da remoto nei giorni di smart working?

La risposta è sì, ma solo se si parte dal presupposto corretto: non si tratta di scegliere tra badge o app, bensì di integrarli all’interno dello stesso sistema.

In uno studio professionale, la presenza in sede resta il fulcro dell’organizzazione quotidiana. I badge RFID riscrivibili rappresentano ancora oggi la soluzione più pratica e ordinata per registrare entrate e uscite: sono immediati, non richiedono competenze tecniche e permettono di mantenere una gestione chiara delle giornate lavorative. Il problema nasce quando una parte del lavoro viene svolta fuori dallo studio, ad esempio il venerdì in smart working o durante attività presso clienti.

In questi casi, costringere una persona a rientrare in studio solo per timbrare non ha alcun senso operativo. È qui che entra in gioco la timbratura da remoto tramite smartphone, che consente di dichiarare entrata e uscita direttamente dal luogo di lavoro effettivo. La chiave, però, è che questa modalità non deve essere un sistema “parallelo” o scollegato, ma deve dialogare con il marcatempo fisico e con la stessa piattaforma di gestione.

Uno degli aspetti che più spesso genera dubbi riguarda la fiducia e il controllo. È naturale chiedersi come sia possibile verificare una timbratura effettuata da casa o da fuori sede. La risposta sta nella geolocalizzazione: ogni timbratura effettuata tramite app viene associata a una posizione, consultabile dall’ufficio. Questo non trasforma il sistema in uno strumento invasivo, ma garantisce trasparenza e coerenza del dato, mantenendo un rapporto equilibrato tra controllo e autonomia.

Dal punto di vista amministrativo, il vero vantaggio di un sistema integrato sta nella semplicità. Non ci sono file da esportare, chiavette USB da gestire o fogli Excel da ricostruire a posteriori. Le presenze registrate con il badge in studio e quelle effettuate da remoto confluiscono nello stesso ambiente, ordinato e consultabile in qualsiasi momento. Per uno studio professionale, questo significa meno tempo speso in attività ripetitive e più affidabilità dei dati, anche in ottica di controllo interno o revisione.

È importante sottolineare che molte soluzioni apparentemente economiche non sono progettate per questo tipo di utilizzo. Funzionano finché tutti timbrano nello stesso luogo e nello stesso modo, ma mostrano rapidamente i loro limiti quando si introduce anche solo un giorno di lavoro flessibile. Nel medio periodo, questi limiti si traducono in complicazioni operative e in costi nascosti.

Per uno studio di commercialisti di piccole dimensioni, la soluzione ideale non è quindi un sistema complesso o sovradimensionato, ma una piattaforma pensata per crescere con gradualità, capace di gestire il presente e di adattarsi alle esigenze future senza stravolgimenti.

Un rilevatore di presenze con badge riscrivibili, affiancato da una timbratura remota controllata tramite app, rappresenta oggi una risposta concreta e proporzionata alle esigenze di molti studi professionali. Non è solo una scelta tecnologica, ma una decisione organizzativa che semplifica il lavoro quotidiano e rende la gestione delle presenze più coerente con il modo in cui si lavora davvero.

È su questo tipo di approccio che Evotre srl sviluppa le proprie soluzioni: non strumenti rigidi, ma sistemi pensati per adattarsi a realtà professionali che cercano ordine, continuità e flessibilità, senza complicazioni inutili.